Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général de la Protection des Données ou RGPD est entré en vigueur sur tout le territoire de l’Union européenne. Qui est concerné par ce règlement ? Quelles sont les préparations à faire pour obtenir une certification ? … Bref, vous trouverez dans cet article les informations essentielles à savoir concernant cette mise en conformité au RGPD.
Qui est concerné par le RGPD ?
Les entreprises, les organismes, les entités... qui collectent et manipulent les données personnelles des citoyens européens doivent respecter le RGPD. Qu’importe l’endroit où se trouve l’entreprise, tant qu’elle manipule les données personnelles sur le territoire européen, elle doit se mettre en conformité à ce règlement.
En outre, cette mise en conformité RGPD nécessite l’élaboration d’un plan défini à l’avance. Pour ce faire, vous devez faire appel à des organismes spécialisés dans le domaine. Cependant, sachez que les étapes à suivre sont presque les mêmes.
Les étapes à suivre pour obtenir une certification de conformité
La première étape est la nomination d’un DPO ou Data Protection Officer. Cette personne est tenue d’accompagner votre entreprise dans toutes les démarches nécessaires à la protection des données personnelles. En ce qui concerne la nomination, vous avez deux choix : faire appel à un DPO externe ou offrir une formation à une personne en interne.
La deuxième étape est la tenue d’un registre des traitements de données. Celui-ci vous permettra de savoir en temps réel l’impact du RGPD. De plus, il s’agit d’un document obligatoire dans la mise en conformité. En effet, la CNIL a le droit de demander la consultation de votre registre à tout moment. Toutefois, la tenue de ce type de registre est également d’une grande aide pour votre entreprise. En fait, le registre aide le responsable de la protection des données dans le choix des actions à mettre en place.
Ensuite, vous devez faire une analyse approfondie de l’impact du RGPD. Cette étape est indispensable afin de mieux gérer les risques de fuites ou pertes de données. Il est également nécessaire de faire une étude sur l’impact de chaque action menée afin de trouver les rectifications à faire. Les actions déployées devront augmenter la sécurité des données personnelles et non le contraire.
L’étape suivante concerne l’organisation en interne. Toutes les personnes responsables des manipulations et traitements des données personnelles devront d’abord suivre une formation. Le DPO prend en charge la formation en question. Ce dernier possède les compétences nécessaires pour offrir une formation sur le RGPD aux salariés, responsables et même les dirigeants d’une entreprise.
La dernière étape consiste à fournir tous types de documents qui serviront de preuves attestant que votre entreprise veille au respect du RGPD. De ce fait, divers documents sont à établir avant, pendant et après la mise en place d’un plan de mise en conformité. Si vous voulez plus d’informations sur cela, renseignez-vous auprès de votre DPO.
Logiciel RGPD
L’utilisation d'un logiciel RGPD est une autre solution efficace pour établir un plan de mise en conformité. À vrai dire, les solutions logicielles faciliteront toutes les étapes évoquées ci-haut.
En général, ces logiciels fonctionnent de la même façon qu’importe l’éditeur. En premier lieu, vous entrez les informations concernant votre établissement dans le logiciel. Ensuite, celui-ci se charge de tout afin que vous puissiez obtenir la certification de mise en conformité au RGPD. De surcroît, l’utilisation d’un logiciel RGPD n’est pas difficile. Vous pouvez le manipuler même sans l’aide d’un DPO.
Pour conclure, afin de devenir conforme au règlement de général de la protection des données, vous devez mettre en place un plan efficace. A présent vous êtes en mesure de le faire en tenant compte des informations qui vous ont été présentées.