Au travail comme à la maison, la planification des tâches est primordiale. Elle permet de bénéficier d’une certaine visibilité sur ce qu’il faut faire, dans quel ordre procédé et qui sont les acteurs concernés. Etre bien organisé est indispensable pour accomplir différentes missions importantes, principalement la gestion de projet. Quels sont réellement les avantages de la planification des tâches ? Voici les plus importants à retenir.
Elle assure une meilleure estimation des durées et coûts du projet
La planification des tâches a pour objectif de déterminer les tâches à réaliser au sein d’un projet. Une fois cette étape effectuée, il est important d’estimer la durée de réalisation ainsi que les ressources nécessaires pour les accomplir, que ce soit en termes de budget ou de personnel. Pour ce faire, le plus simple est de découper les tâches. C’est-à-dire les séparer en plusieurs catégories en fonction de leur importance. Cela permet de déterminer la durée nécessaire à chaque activité. Il faut donc identifier les dates de début et de fin pour chacune d’elle. Il est toutefois conseillé de prendre une certaine marge pour éviter les erreurs ou encore le manque de temps en cas de problème. Si elles sont effectuées bien à l’avance, le temps restant pourra être utilisé pour déterminer par exemple le prochain objectif à atteindre. Pour mettre en place une bonne planification, pourquoi ne pas s'inspirer du Program board ? cliquez ici pour plus d’infos sur ce dernier.
Elle permet de comparer l’avancement réel par rapport aux prévisions
La réalisation d’un projet ne se déroule pas toujours comme prévu. Il existe des facteurs de risques qui peuvent survenir en cours de route. Ces risques peuvent impliquer des frais supplémentaires, l’intervention d’un professionnel ou encore la monopolisation d’une tout autre équipe. Il n’est donc pas rare de remarquer des différenciations au niveau de la planification et du déroulement réel du projet. Toutefois, en ayant planifié les tâches en détail, il est possible de déterminer ces facteurs et d’apporter plus rapidement les solutions adaptées. Si la planification n’a pas eu lieu, analyser les conséquences entre ce qui était censé se dérouler et ce qui s’est réellement passé peut devenir assez compliqué. Les équipes responsables du Program board essaieront alors de désigner un coupable au lieu de chercher une solution pour résoudre la situation dans laquelle l'entreprise se trouve. Bref, la gestion des tâches est essentielle pour le bon déroulement d’un projet. Elle permet à chaque équipe de savoir ce qu’elle doit faire afin d’éviter les conflits et de se focaliser sur un même but : réaliser les tâches qui lui ont été attribuées.
Elle permet de mettre en place des solutions adaptées en cas de problèmes
Envisagez les meilleurs et pires scénarios possible sont indispensables pour réussir un projet. Il est en effet important de simuler les hypothèses optimistes et pessimistes afin de voir quelles sont les stratégies à mettre en place si de telles ou telles situations venaient à se produire. Pour avoir une bonne vision, rien ne vaut la réalisation d’une planification des tâches. Celle-ci sera utile pour déterminer quelle équipe devra prendre en charge le relais pour le scénario 1, 2 ou 3. Si vous ne savez pas comment vous y prendre correctement, le Program Board constitue une excellente référence. Vous trouverez tout ce qu’il y a à connaître sur ce Program Board et les nombreux avantages qu’il peut vous offrir sur Internet. Si votre budget vous le permet, il peut également être payant de se faire accompagner par un expert en planification ou gestion de projet. Dans tous les cas, pensez toujours à passer par cette étape avant de vous lancer dans un projet. Cela vous permettra de rester objectif face à n’importe quelle situation.