Profiter d’une solution en ligne pour la signature de documents Word

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Publié le : 22 novembre 20216 mins de lecture

A l’ère du numérique, nombreuses pratiques professionnelles évoluent favorablement dans cette optique. Il convient de citer notamment le cas de la signature électronique qui conserve la même valeur légale reconnue que la signature manuscrite. Toutefois, une multitude d’offres abonde le marché des solutions de signature électronique et elles ne proposent pas toutes les mêmes garanties. Face à cela, il n’est pas évident de faire son choix. Le point est sur la signature électronique d’un document Word et les éléments à prendre en compte dans le choix de la solution en ligne.

Signature électronique : de quoi s’agit-il ?

Il s’agit d’un processus électronique qui permet de garantir l’intégrité d’un document numérique et d’en identifier le signataire. A la différence d’une signature scannée, la signature électronique word est sécurisée et possède une valeur juridique pareille à la signature manuscrite. En Europe, elle est réglementée par l’eIDAS (electronic IDentification Authentification and trust Services) qui fixe les conditions et normes, en plus d’encadrer la valeur juridique de la signature électronique. Ainsi, les partenaires qui proposent leurs solutions doivent passer par un audit régulier pour certifier la conformité de leurs offres avec les normes européennes. Seules les solutions certifiées disposent d’une valeur juridique. Par conséquent, la signature word peut garantir la sécurité du document ainsi que l’authentification de son auteur grâce à un procédé technique.

Les types de signature électronique

L’eIDAS distingue trois types de signature selon le niveau de sécurité : simple, avancée et qualifiée. La signature électronique simple s’avère peu fiable. Il est difficile de vérifier l’identité du signataire vu que cela consiste simplement à numériser une signature manuscrite. Sa valeur juridique peut être sujet à controverse. A l’inverse, la signature électronique avancée apporte une grande fiabilité. En effet, elle nécessite un certificat qui va garantir l’intégrité du document et l’identité du signataire. Quant à la signature électronique qualifiée, elle garantit un haut niveau de sécurité semblable à une signature manuscrite. Elle est donc fortement fiable car l’identification du signataire et la préservation de la clé de signature obéissent à des contraintes normatives. La signature word peut fonctionner en signature simple qu’en celle avancée.

Comment doit-on signer un document Word en ligne ?

Nombreux sont les avantages de passer à la signature électronique word dont ci-après les principaux : rapidité et simplicité de la procédure offrant en même temps sécurité, authentification et intégrité du document signé. Cependant, pour respecter toutes les conditions requises qui confèrent sa valeur juridique, il convient de convertir le document word en format PDF avant de procéder. D’ailleurs, la majorité des solutions sur le marché prennent en charge le fichier PDF. Connu pour son caractère immuable, le format PDF s’aligne à la réglementation de l’eIDAS. Voici un exemple type de signature d’un document word : du côté de l’initiateur, il doit commencer par l’enregistrement du fichier converti en PDF, puis il le dépose sur la plateforme qui propose des solutions fiables. Il procéde ensuite au paramétrage en remplissant les coordonnées du signataire et envoie la demande.

Il ne reste qu’à suivre en temps réel l’avancement de l’opération. Une fois arrivé chez le signataire, celui-ci va cliquer sur « signer » après lecture du document. Puis, il validera la signature avec un code d’authentification envoyé par SMS, notamment. Bref, l’essentiel est de convertir votre fichier en PDF et de passer par la plateforme de solution de signature électronique de votre choix et suivre la procédure. La plupart des solutions propose un essai gratuit de quelques jours et sans engagement, pour que les utilisateurs puissent tester leurs fonctionnalités.

 

Les critères à prendre en compte pour le choix d’une solution en ligne

Pour être valide, la signature électronique word doit répondre aux normes imposées par le règlement européen. A ce titre, il est très important de bien choisir une solution fiable et adaptée pour assurer l’authenticité et la légalité de la signature. Pour dénicher la meilleure offre, il est nécessaire de prendre en compte de certains points. Ainsi, une solution d’e-signature devrait s’opérer d’une manière simple et rapide, avec une procédure fluide qui facilite la vie des utilisateurs. Puis, veillez à ce que la solution réponde à vos attentes. Cadre-t-elle votre activité et vos objectifs, la nature des documents à signer, le nombre d’utilisateurs ainsi que la compatibilité de l’outil avec vos documents à signer, en l’occurrence des documents word ? Elle devrait aussi se conformer aux réglementations s’appliquant à votre entreprise.

De plus, la solution devrait permettre aux utilisateurs d’effectuer une signature électronique avec n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette), où qu’ils soient et à tout moment. En outre, elle devrait aussi disposer de nombreuses fonctionnalités comme la signature d’un document seul ou à plusieurs, la vérification de l’identité du signataire par SMS, ou encore le suivi en temps réel de l’évolution de la procédure. Et enfin, privilégiez ce qui présente un faible coût total de propriété en tenant compte du coût du produit, le frais de renouvellement des certificats, l’assistance et la formation.

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