Quels types de photocopieurs conviennent le mieux pour une entreprise de plus de 500 employés ?

photocopieur

Publié le : 12 décembre 202210 mins de lecture

Les entreprises qui reproduisent ou impriment des quantités considérables de documents sont tenues de s’équiper d’un photocopieur pro à la hauteur de leurs besoins. Un photocopieur de haut volume est un appareil prévu pour gérer une charge d’impression considérable et répond en ce sens aux attentes des professionnels employés dans des sociétés ou administrations de plus de 500 personnes.

Qu’est-ce qui différencie un copieur gros volume des autres copieurs ?

Ce type de photocopieuse s’adresse spécifiquement aux entreprises ou administrations qui ont de très importants besoins en reproduction ou en impression. Vous pouvez de cette manière reproduire en une multitude d’exemplaire des documents en très grande quantité et de qualité professionnelle. Grâce à ce copieur polyvalent, rapide, robuste et productif, il est aussi possible de réaliser des brochures, des livrets etc. Vous avez ainsi la possibilité de reproduire des documents publicitaires ou des notices d’une finition remarquable. L’image de marque de toute grande société se traduit aussi dans la qualité des documents qu’elle produit. Un copieur de haut volume intègre les mêmes caractéristiques de base qu’un copieur classique, à savoir :

  • Des commandes d’impressions réunies sur un écran tactile.
  • Un chargeur de documents.
  • Plusieurs bacs à papiers (en moyenne 7) sont prévus pour imprimer sur un très grand nombre de formats et ce dans des textures de papier différentes. Vous pouvez par exemple insérer sur certains modèles jusqu’à 11 000 feuilles en A4 et 10 000 feuilles pour du format A3. Le fonctionnement en continu permet à l’appareil de basculer et de puiser dans un autre bac lorsque celui qui est sélectionné se vide.
  • Plusieurs cartouches de toners.
  • Une fonction de tri séquentiel de documents avec qualibrage de ces derniers. Lorsque vous imprimez un document de plusieurs pages vous pouvez choisir la fonction  » assembler  » pour imprimer le document entier dans l’ordre des pages et le préparer (relié ou agrafé). Il sort de la machine prêt à être distribué lors d’une réunion ou d’une présentation. Le copieur haut volume est prévu pour perforer et agrafer les feuilles. Il assure également la reliure et l’insertion de couverture sur les documents. Enfin, la machine est aussi en capacité de plier et parfois d’encoller certains documents imprimés.

Cependant, ces copieurs ultra performants, conçus pour les impressions en gros volume, présentent aussi quelques inconvénients :

  • Ce sont des machines imposantes qui nécessitent beaucoup de place.
  • Ils mettent beaucoup de temps au préchauffage.
  • Ils sont seulement adaptés aux grosses structures.

Une vitesse d’impression et une capacité de résolution très élevées

Le photocopieur de haut volume possède une capacité d’impression largement supérieure à celle d’un copieur classique. Lorsque se dernier se limite à reproduire des dizaines de milliers de reproductions mensuelles, un matériel de haut volume est en mesure de gérer environ près de 5 millions d’impressions par mois. La vitesse d impression d’une photocopieuse de haut volume peut en effet être très élevée à savoir :

  • Entre 70 et 135 ppm (pages par minute).
  • 90 ppm sur du papier épais ou en impression recto verso.
  • 80 ppm pour de la numérisation en couleur.

En ce qui concerne la résolution il faut dire que les copieurs haut volume affichent déjà des résolutions d’une performance remarquable de l’ordre de 1200 dpi. Toutefois certains modèles encore plus puissants présentent des résolutions de 2400 dpi qui vous garantissent en même temps un résultat de qualité professionnelle. Ces machines apportent une belle finition et des contrastes précis qui sont souvent nécessaires pour réaliser diverses illustrations. Rappelons que la résolution d’une imprimante correspond au nombre de points (pixels) qui seront imprimés sur une distance d’un pouce soit 2.54 cm. La résolution s’exprime en ppp (point par pouce) ou dpi (dot per inch). En clair, plus la résolution est élevée, plus l’image rendu sera nette et de qualité.

Une machine aux multiples fonctions

L’autre particularité d’un copieur de grand volume réside dans ses multiples fonctionnalités. Ils sont ce que l’on appelle des copieurs multifonctions. Plus précisément, il s’agit d’appareils 3 en 1 voire 4 en 1 qui possèdent en plus la faculté d’être utilisés en réseau par toutes les personnes connectées au système informatique de l’entreprise. Ils permettent ainsi de :

  • Photocopier des documents textes, images ou photos.
  • Imprimer depuis un poste informatique grâce à la mise en réseau.
  • Numériser et scanner. Cet équipement se destine au scan de documents préalablement numérisés que l’on peut transmettre directement par mail, fax ou autre aux personnes concernées, et ce, sans avoir à les imprimer.

La mise en réseau, l’atout majeur de l’imprimante multifonction

Comme c’est le cas pour le partage d’une connexion internet, le partage d’une imprimante peut aussi s’effectuer en réseau. Dans une entreprise de grande importance il est beaucoup plus avantageux d’investir dans une seule imprimante multifonction reliée à plusieurs ordinateurs que dans un périphérique pour chaque PC. Pour équiper une entreprise de plus de 500 salariés, une seule imprimante multifonction ne suffira probablement pas mais l’investissement final s’avèrera toujours plus économique que l’achat d’une imprimante pour chaque poste informatique. Ainsi plusieurs ordinateurs pourront utiliser à distance et simultanément la machine. La récupération des documents imprimés peut ensuite être réalisée immédiatement. La personne qui a lancé la requête en premier verra ses documents imprimés en premier. Vous pouvez également programmer la récupération en différé en présentant un badge connecté sur l’imprimante. Cette spécificité vous permet de lancer l’impression de documents confidentiels. Vous avez ainsi l’assurance qu’ils ne sortiront pas tant que vous ne déclencherez pas leur édition et notamment en votre absence.

Le contrôleur d’impression

Les photocopieurs destinés à la production d’impression en maxi volume intègrent généralement un logiciel contrôleur d’impression. Ce dernier facilite la gestion des coûts liés à l’impression et notamment des consommables. La première fonction de ce logiciel consiste à contrôler les dépenses liées à l’impression de documents. Cet outil permet en effet de calculer le coût des impressions de la société mais également d’effectuer des statistiques par service ou par utilisateur. Le contrôleur d’impression est effectivement capable de produire des quotas d’impression pour chaque employé. Dans les grandes sociétés cette fonctionnalité se révèle bien souvent indispensable pour la gestion des impressions en réseau car elle participe à réaliser des économies de fonctionnement (consommables), d’améliorer la productivité tout en veillant à la préservation de l’environnement. Par ailleurs, un contrôleur d’impression peut être programmé pour empêcher l’impression à certaines heures ou d’éviter d’utiliser le copieur dans un objectif personnel. En résumé, disposer d’un logiciel contrôleur de gestion et un outil intéressant pour :

  • Administrer les droits des utilisateurs (quota d’impression, créneau horaire d’utilisation, mise en place de badge ou code pour identifier l’utilisateur…)
  • Gérer les options d’impression (mode noir et blanc, mode éco, recto-verso…)
  • Sécuriser les données : confidentialité, contrôle d’accès, reporting d’incidents
  • Produire et analyser les statistiques d’utilisation et déterminer le coût d’impression notamment le coût d’une page imprimée

Photocopieur pro : choisir l’achat ou la location d’un copieur multifonction

Véritables machines tout-en-1, les copieuses multifonction regroupent un concentré de technologies dans des appareils souvent coûteux. Une question se pose alors : faut-il acheter ou louer cet équipement ? Pour vous équiper, plusieurs options s’offrent à vous : l’achat, la location, ou le crédit-bail (L.O.A).

L’achat

Investir dans une machine de reprographie pour une grande entreprise vous oblige à disposer de la trésorerie nécessaire. Ces appareils sont en effet coûteux et le sont d’autant plus lorsqu’ils disposent de fonctionnalités avancées. Il faut savoir que la rapidité d’évolution des technologies d’impression risque de frapper rapidement l’appareil d’obsolescence. Il peut être alors dommage d’investir dans une machine onéreuse qui pourrait se trouver technologiquement dépassée au bout de quelques mois.

La location

La location représente souvent une bonne solution avec un contrat étalé sur 3 ans ou 5 ans. Partir sur un contrat de location est un choix judicieux pour les sociétés qui réalisent un certain volume de copies et d’impressions. Elles peuvent ainsi renouveler leur matériel régulièrement et bénéficier des technologies les plus avancées. De même, grâce à la location, le fournisseur vous fera bénéficier de meilleurs prix sur les contrats de maintenance (entretien et consommables). La location propose aussi l’ajout d’un contrat d’entretien qui vous libère des soucis liés aux pannes éventuelles de l’appareil.

Le crédit-bail

Le crédit-bail s’apparente à la location avec pour différence qu’il propose une solution de rachat (à moindre coût) du matériel au terme de la location.


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